Kaže se da se netko ponaša pasivno-agresivno kada ljutnju, frustraciju ili druge srodne osjećaje iskazuje neizravno umjesto otvoreno. To može izgledati bezazleno ili slučajno, no zapravo je manje izravan pokušaj kontroliranja situacije ili izražavanja neprijateljstva bez fizičke agresije.
Kod pasivno-agresivnog ponašanja postoji nesklad između onoga što osoba osjeća i misli s jedne strane te govori i/ili čini s druge.
Na primjer, osoba ima otpor prema prijedlogu kolege u timu, no, ne izražava otvoreno svoje misli i osjećaje, već izbjegava izravno suočavanje. Možda čak i odglumi da se slaže, ali na kraju ne napravi svoj dio posla (potpuno se ogluši) ili reagira, ali namjerno „brljaveći“ da bi cijeli projekt propao. Ili jedan cimer, nezadovoljan neurednošću drugog, izrazi svoje nezadovoljstvo kroz kritiku ili podrugljiv komentar (npr. „Jadan ti. Sigurno ti se ormar razbio… s obzirom na tvoje stvari uokolo…“).
Izravan pristup karakterizira jednostavno traženje onoga što osoba želi, prihvaćanje činjenice da ne mora sve uvijek ići po njenom, otvorena komunikacija o razlogu uzrujanosti i općenito asertivna komunikacija, suosjećanje i poštivanje tuđe perspektive. S druge strane, pasivno-agresivno ponašanje uključuje očekivanje osobe da drugi znaju što ona želi, uzrujavanje kada stvari nisu u skladu s njenim željama, izbjegavanje izravne konfrontacije pod svaku cijenu, želju za kontroliranjem drugih i tvrdoglavo odbijanje mogućnosti da je u krivu. Gotovo su svi ljudi povremeno pasivno-agresivni. No, ako je to nečiji glavni pristup u situacijama neslaganja, vjerojatno će se nepovoljno odraziti na međuljudske odnose.
